De Zwerm Groep maakt eenheid van teamleiders èn team
Klik, een combinatie van onderwijs (LMC Eenheidzorg) en hulpverlening (STEK Jeugdhulp), wil ook in 2014 de beste Onderwijs Opvang Voorziening Rotterdam (OOVR) van Rotterdam zijn. Dat gaat niet vanzelf. Een intensief coachingstraject werd ingezet toen in 2013 samenwerkingsproblemen ontstonden. Nu de rust terug is, spreken we teamleiders Sanne Ponte en Wim van Starrenburg over de aanpak van De Zwerm Groep. “Er is weer ruimte.”
‘Hé, heb jij daar niet een fröbelmomentje?’ Het klinkt onschuldig uit de mond van Sanne Ponte, teamleider van STEK Jeugdhulp. Toch staat het terloopse uitgesproken zinnetje voor iets heel waardevols, iets waaraan maar liefst vijf maanden van coaching en persoonlijke ontwikkeling vooraf is gegaan: contact houden met je collega’s en elkaar begrijpen. Dat was even ver te zoeken op de werkvloer bij Klik in Rotterdam. Ponte: “Door elkaar op deze luchtige toon te bevragen zodra we elkaar niet begrijpen, blijft het werkbaar. Er ontstaat ruimte om samen verder te gaan.”
De ‘fröbel’ is een term afkomstig uit de coachingstechniek Methode Golden Box©. Deze methode realiseert duurzame gedragsverandering door middel van bewustwording en bewustzijn. Je eigen fröbel is datgene wat je verhindert om in je kracht te zitten: irritatie, negativiteit, samengeknepen billen, gekromde tenen, rode vlekken in de nek, etcetera.
Fröbel maakt samenwerken lastig.Het leidt tot onjuiste aannames, misverstanden, oordelen en verwijten naar collega’s. Dit kan zodanig escaleren dat je er zelf niet meer uit komt. Coaching komt dan als geroepen, zoals bij Klik. Door het intensieve coachingstraject met De Zwerm Groep zijn de hulpverleners en docenten van Klik zich nu meer bewust van hun eigen fröbel, hun verantwoordelijkheden en kwaliteiten. Daardoor is samenwerken weer mogelijk.
Niet vragen aan, maar praten over
We gaan terug naar het voorjaar van 2013. Ponte vertelt: “De onderlinge sfeer op de werkvloer was gezakt tot een dieptepunt. Er leek weinig begrip voor elkaar, weinig acceptatie en weinig waardering voor elkaars expertise. Het was niet ‘vragen aan’ maar ‘praten over’.” Wim van Starrenburg, teamleider van LMC: “We draaiden eromheen, hielden elkaar uit de wind, maar één keer barst de bom.”
Dat was het geval in april 2013. Teamleiders Ponte en Van Starrenburg besloten pas op de plaats te maken. Er moesten harde noten worden gekraakt. De zes hulpverleners van STEK Jeugdhulp gingen tijdelijk elders werken, de acht docenten van LMC bleven op hun post op Slaak 45. Ze zouden pas weer bij elkaar komen als er een oplossing was gevonden. Opvallend genoeg was dat al na enkele dagen het geval. De oplossing diende zich aan in de vorm van Koos van Raalte en Hans Herlaar, twee gepokte en gemazelde coaches van De Zwerm Groep.
Van Raalte vertelt: “Op donderdag leek de situatie niet meer werkbaar. Op vrijdagavond en maandagochtend hadden Hans en ik contact met de leidinggevenden en op maandagmiddag hadden we alle begeleiders bij elkaar over de vraag wat er volgens hen aan de hand was. Het team kon daarna de draad weer oppakken. In dezelfde week nog zijn Hans en ik aan de slag gegaan met het afnemen van persoonlijke interviews. Daarmee kregen we in beeld wat er werkelijk speelde. Onze bevindingen zijn uitgewerkt in een conclusie, de zogenaamde Rode Draden. Die zijn voorzien van een helder advies en gepresenteerd aan de bestuurders van LMC Onderwijs en STEK Jeugdhulp om draagvlak te krijgen voor wat er speelde en voor ons advies. De bestuurders maakten een keuze en wij kregen de opdracht verder aan de slag te gaan.”
Met de leidinggevenden van STEK jeugdhulp en LMC Eenheidzorg werden de bevindingen en adviezen besproken en afgestemd. Het was duidelijk dat er snel iets moest gebeuren, zowel in de organisatie als met de mensen. Het moest ‘een traject met impact’ worden. De keuze viel op intensieve coaching van de beide teamleiders Ponte en Van Starrenburg. Doelstelling? Leidinggeven met één stem. Daarnaast kwam er een trainingprogramma voor alle andere begeleiders volgens de Methode Golden Box.
Ter ondersteuning van de coaching werd gebruikgemaakt van Trimetrix-profielen voor Ponte en Van Starrenburg. Daarmee kon snel inzicht worden gekregen in gedragsstijlen, drijfveren, denkstijlen en talenten. De Methode Golden Box kregen zij aangereikt tijdens intensieve persoonlijke sessies waarbij ook veel aandacht was voor praktische managementondersteuning. Alle begeleiders vulden een profiel in voor gedrag en drijfveren, om zo hun sterktes en valkuilen in kaart te brengen. Van Starrenburg: “Ongelofelijk hoe treffend die profielen waren. Ik heb echt van niemand gehoord dat het profiel niet herkenbaar was of zelfs maar een beetje niet klopte.”
Persoonlijke aanpak op KLIK
Op een OOVR worden leerlingen (van 12 tot 18 jaar) begeleid die in het reguliere onderwijs (even) niet te handhaven zijn. Ze kunnen brutaal of ongeremd zijn, zelfvertrouwen missen, moeite hebben met autoriteiten of thuis mishandeld zijn, waardoor hun geloof in volwassenen is verdwenen. Sommigen hebben het zó bont gemaakt dat er geen school te vinden is die hen nog een kans wil geven. Gelukkig kunnen ze op de OOVR terecht. Hier krijgen ze onderwijs èn hulpverlening. Op de vier locaties in Rotterdam is capaciteit voor 161 leerlingen. In kleine groepjes van maximaal tien zitten ze bij elkaar. De aanpak is heel persoonlijk. Er is veel tijd en aandacht voor ieders situatie.
Naast het reguliere onderwijsprogramma is er voor de leerlingen gelegenheid om te sporten. Ook action learning is een belangrijk onderdeel van het programma, net als de zogenaamde ART-training (Agression Replacement Training) voor het leren van sociale vaardigheden en controleren van boosheid. Het ‘wij-gevoel’ speelt een grote rol in alles wat er gebeurt. Zo beginnen de leerlingen èn begeleiders elke ochtend met een gezamenlijk ontbijt. De aanpak lijkt behoorlijk goed te werken. Veel leerlingen bloeien op na een tijdje en krijgen weer zelfvertrouwen. Ongeveer 2/3 van de scholieren gaat uiteindelijk weer naar een gewone school.
Maar het concept werkt niet optimaal als de begeleiders elkaar niet steunen. En dat was het geval in het voorjaar van 2013. Voor een goed functionerende organisatie is het van belang dat alle betrokkenen op één lijn zitten (vanaf de bestuurstafel tot de werkvloer) inclusief heldere taakverdelingen, inzicht in elkaars werk, eenduidige aansturing, een duidelijke overlegstructuur, korte lijnen en een pedagogisch klimaat dat niet alleen bekend is maar ook wordt nageleefd. Dit alles werd de afgelopen maanden flink verbeterd en stevig in de organisatie ingebed.
Aanpak De Zwerm Groep
Half november blikken Van Starrenburg en Ponte terug en vooruit. Van Starrenburg over de inzichten die hij zelf opdeed door de coaching: “Koos van Raalte en Hans Herlaar hebben dingen naar boven gehaald die ik onbewust aanvoelde maar nooit uitsprak. Loslaten bijvoorbeeld, dat is niet mijn sterkste punt, dat is nu wel duidelijk. Ik heb de neiging een probleem gelijk mijn probleem te maken. Door de coaching leer ik delegeren en verantwoordelijkheden afbakenen. Een perfectionist als ik is dat niet gewend.”
Ponte over haar ervaringen: “Ik kon niet goed duiden wat me belemmerde. Door de coaching zijn mijn patronen meer zichtbaar geworden. Ik heb meer inzicht in mijn eigen (en andermans) sterke en zwakke punten. Mijn drijfveer is mensen helpen en ik wil graag professioneel, betrouwbaar en betrokken zijn. Maar bij heftige emoties kom ik juist koel en afstandelijk over. Ik heb geleerd op zo’n moment juist wèl contact te maken. Over zulke dingen gaat het.”
De aanpak van Van Raalte en Herlaar spreekt Ponte erg aan: “Ze zijn heel duidelijk. Ze draaien er niet omheen, zijn direct en doelgericht. Als het goed gaat, geven ze dat terug. Gaat het niet goed, dan krijg je het ook te horen. Dat spreekt me aan. Wat ik ook prettig vind, is dat ze ons ondersteunen in ons proces en het verder bij ons laten. Wat wij willen en wat onze keuzes zijn, hebben we zelf uit te vinden.”
De coaching van teamleiders Ponte en Van Starrenburg loopt nog door tot de zomer van 2014. Wat willen ze in de resterende maanden voor zichzelf nog bereiken? Ponte: “Wat ik niet wil is dingen op de automatische piloot doen. Ik wil uitgedaagd blijven, er plezier in blijven houden en zelf uitvinden hoe de dingen werken. Daar word ik bij begeleid.” Ook Van Starrenburg gaat voor persoonlijke groei: “De coaching helpt mij beter te worden in wat ik doe. Iedere dag wil ik wijzer naar huis gaan dan dat ik ’s ochtends gekomen was.”
Pedagogisch klimaat
Uiteindelijk draait het natuurlijk om de kinderen in de klas. Ook zij moeten beter worden van de coaching van hun begeleiders. Van Starrenburg zegt daarover: “Als de organisatie beter functioneert, en de mensen het snappen, heeft dat natuurlijk een positief effect op het pedagogisch klimaat. Een mooi voorbeeld is de invoering van het ‘dubbelduo-overleg’. Dat is een overleg waarbij docent en hulpverlener van een groep de ontwikkelingen bespreken met Sanne en mij. Vroeger voerden Sanne en ik die gesprekken apart. Er ontstond ruis omdat we allebei verschillende accenten legden. Nu communiceren we samen en dus eenduidiger.”
De praktijkervaringen worden zo beter benut. Ook kunnen positieve punten uit het ene overleg worden gebruikt in het andere, zodat de ervaring van de een ten goede komt aan de ander. Verder heeft de verbeterde sfeer natuurlijk een positief effect op de resultaten. Van Starrenburg vat samen: “Ik wil dat we in 2014 de beste, sterkste en stabielste OOVR zijn. Dat vraagt om de inzet van iedereen. We streven naar één organisatie zonder cultuurverschillen. Toevallig hadden we gisteren een plenaire terugkoppeling van het coachingstraject met het hele team. Onze mensen bleken zich veel veiliger te voelen, en de samenwerking was enorm verbeterd. Als wij vanaf nu onze verantwoordelijkheid nemen, kan er weinig mis gaan.”