Wat kan De Zwerm Groep voor organisaties betekenen?

Richard Henderickx, die als businessmodel-specialist onlangs samen met Hans Herlaar en Koos van Raalte, een reeks seminars verzorgde voor Uneto-VNI over bedrijfsmodellen en organisatieverandering, gaat in gesprek met Hans en Koos over hun aanpak van kwesties die spelen in organisaties.

Richard: “Nu recent weer een intensief veranderingstraject door jullie is afgesloten en ik tijdens de seminars jullie enkele principes over veranderen heb horen uitleggen, is mijn vraag: wat kan De Zwerm Groep voor organisatieverandering, betekenen?”

Hans: “De organisaties die wij hebben begeleid kampten stuk voor stuk met een lastige situatie. Veranderende omstandigheden binnen of buiten de organisatie maar ook wel gewoon problematische samenwerking tussen mensen of afdelingen onderling. Het is mijn passie om zo’n organisatie naar een nieuwe, betere en meer perspectief biedende, situatie te brengen”. Koos: “Als ervaringsdeskundigen zijn wij in zo’n geval de gids die op wegen wijzen om uit die lastige situatie te komen. Hoe moeilijk de situatie ook is er zijn altijd keuzes te maken en er zijn altijd oplossingen te vinden die passen. Kennis van zaken en grote praktijk ervaring zijn cruciaal en dat is precies wat wij als De Zwerm Groep bieden!” Koos zijn enthousiasme is begrijpelijk want hij heeft de resultaten van de evaluatie van het laatste traject voor zich liggen en die zijn erg positief.

Weten waarover je het hebt

Richard: “Wat is dan die kennis en ervaring die je daar voor nodig hebt? Hans: “Het begint bij de context. Geen enkele organisatie is hetzelfde. Het begint er daarom mee dat je goed maar ook snel begrijpt wat er speelt, waar de leidinggevenden en de medewerkers voor staan en hoe dingen werken in deze organisatie. Dat moet al naar voren komen na een of twee gesprekken met de juiste mensen. Daar heb je veel ervaring over hoe organisaties werken voor nodig én kennis over het gedrag van mensen. ”Koos: “Het komt voor, dat de problemen zo groot geworden zijn, dat sommige mensen niet meer met elkaar willen samenwerken. Kennis van gedrag van mensen en de interactie op elkaar is dan echt belangrijk. De Zwerm Groep kan er daardoor voor zorgen dat er snel weer een werkbare situatie ontstaat. Dat kan ook een noodverband zijn, waarmee tijd ontstaat, om noodzakelijke structurele verbeteringen aan te pakken”.

Confrontatie

In de veranderaanpak van De Zwerm Groep, wordt eerst een analyse gemaakt van de problemen en de oorzaken. De aanpak start met korte persoonlijke gesprekken met alle betrokkenen. Koos: ”Daar hebben we soms maar een hele korte periode voor. Het is opvallend hoe snel die gesprekken te regelen zijn, iedereen wil meedoen.” Uit de gesprekken waarin ieder zijn eigen verhaal kan doen, komen ‘rode draden’ naar voren, dat zijn de essenties van de in de interviews overeenkomende probleempunten. Met een analysemethode, die de punten opdeelt in bekende organisatiethema’s. Dat werkt zeer verhelderend in de uitleg naar de opdrachtgever. De conclusies gieten we in de vorm van een ‘rode draden presentatie’, hierin geven we ook oplossingsvoorstellen. Hans: “Wij willen dat die oplossingen haalbaar zijn en geaccepteerd kunnen worden binnen de context waarin een en ander zich afpeelt.” Koos: ”Met onze conclusies geconfronteerd worden valt vaak niet mee voor de betrokkenen, het betreft vaak blinde vlekken in de organisatie, onze deskundige onderbouwing helpt dan bij de acceptatie hiervan.”

Duidelijk standpunt van de top

Hans: “Altijd krijgen de besluitvormers van ons duidelijk keuzes met de daarbij horende consequenties voorgelegd, we bespreken welke resultaten ze voor ogen hebben en welke aanpak daar het meest geschikt voor is. Heldere, afgebakende, fases met de opdrachtgever afspreken hoort daarbij.” Koos: “Direct teruggeven wat wij voelen of ervaren over wat er niet klopt, of niet gezegd wordt maar er wel ‘in de lucht hangt’, in de discussies die dan plaatsvinden, werkt heel verhelderend. Hans: “Er mag geen licht zitten tussen wat de bedoeling is en wat gecommuniceerd wordt. Een succesvol organisatieveranderingstraject is alleen mogelijk als er een duidelijk standpunt is vanuit de top van de organisatie.”

En dan… aanpakken!

Hans legt uit dat met de werkwijze van De Zwerm Groep, twee sporen gevolgd worden. Het eerst spoor betreft de verbeterpunten van structurele aard in de organisatie zoals bijvoorbeeld de organisatie van het management, de taakverdeling, vergaderstructuur, vergaderwerkwijze en besluitvorming. Hans: “Door met plaatjes visueel te maken van wat wij bedoelen, worden op het eerste gezicht moeilijke onderwerpen vaak een stuk simpeler, en daardoor ook goed te begrijpen voor alle betrokkenen.” Via het tweede spoor worden de persoonlijke verbeterpunten van de betrokken medewerkers aangepakt. Dit gebeurt door coaching van de direct leidinggevenden en een passend trainingsprogramma voor de overige betrokken medewerkers. Koos: “De leidinggevenden en medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het realiseren van de structurele verbeteringen. Wij coachen hen daarbij.”

Volgens Koos worden in de coaching naast de persoonlijke verbeterpunten, waaronder managementvaardigheden, ook concrete probleempunten besproken waar mensen tegenaan lopen in de praktijk. Er wordt daarbij reflectie gegeven op de uitvoering. Zo heeft De Zwerm Groep meegedacht over de opzet van een pop structuur, beoordelingsafspraken, doelstellingen voor de afdeling of bij de structuur van een presentatie. Bijvoorbeeld om de voortgang naar het bestuur te melden.

Het trainingsonderdeel bestaat op de eerst plaatst uit het leren begrijpen wat samenwerken met elkaar betekent en wat dat van elkaar verlangt. De deelnemers wordt geleerd verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen doen en laten in de organisatie en wat dat betekent in de samenwerking. De training gebeurt volgens de Methode GoldenBox. Koos” In onze meest recente traject is dit onderdeel ‘deskundigheidsbevordering’ genoemd. Die term willen we er maar in houden.”

Lastige start?

Richard: “Het lijkt me dat de start lastig kan zijn, ik kan me zo voorstellen dat jullie in een situatie komen, waar niet iedereen staat te springen van enthousiasme om mee te doen?” Koos: “Dat klopt. We starten de coaching daarom eigenlijk altijd met het maken en bespreken van TriMetrix-profielen. Hiermee worden de persoonlijke gedragsstijlen, drijfveren en talenten in kaart gebracht. Onze ervaring is dat het lezen van je eigen profiel en daarmee je kracht en valkuilen, altijd een positieve basis legt. Het geeft inzicht in eigen gedrag maar ook begrip voor het gedrag van anderen. Ook jouw rol in de samenwerking met anderen wordt duidelijker.” Hans: “En bespreekbaar! Want de profielen leveren ons dezelfde taal binnen de organisatie, waar we in de training dankbaar gebruik van maken”

Weten wat je doet, dan kan je team links rijden!

In elk veranderingstraject van De Zwerm Groep worden intensieve momenten beleefd. Hans: “Niet alleen de betrokken medewerkers ondergaan de aanpak, maar wij als begeleiders zelf ook. Dat doet wat met je. Omdat ieder dat ondergaat op zijn eigen manier houden wij goed in de gaten wat er gebeurt. Verandering in organisaties gaat altijd om mensen. Dan komen emoties, problemen met loslaten, gedrag en drijfveren, rouwprocessen en ingesleten gewoontes naar boven. Veel van die zaken spelen grotendeels onbewust. Het is daarom als begeleider belangrijk om te weten wat je doet en wat je kan bereiken in de verschillende fases van het traject. Door onze ervaring, opgebouwd met veel vallen en opstaan, weten wij wat we kunnen verwachten in die fases en spelen daar op in.”

Koos: ”Door de ‘Golden Box-sessies’ kunnen we stilstaan bij pijnpunten, spanningen en onbegrepen zaken en successen. Collega’s vertellen elkaar wat zij ervaren en hoe zij over dingen denken. Dat is vaak een openbaring voor elkaar en werkt heel goed om begrip en een positieve omslag te krijgen.” Hans: “Samen ook uitvinden wat het meest ideale en haalbare plaatje is, wat de beperkingen zijn, en hoe we dat als team kunnen oplossen.” Koos: ”Als links rijden belangrijk is, oefenen wij eerst met links rijden. Daarna spreken we een moment af waarna ook alleen nog links gereden mag worden. Dat valt niet mee voor de betrokkenen, want we zijn daar heel streng in. Maar, als er zich plotseling lastige situaties voordoen, zorgen wij wel dat we snel ter plekke zijn om bij te springen. Het werkt echt heel goed op deze manier!”

De mens centraal

De afsluiting van het traject gebeurt in de vorm van een plenaire evaluatie waarbij voor de gevolgde training ook een certificaat wordt uitgereikt. Hiermee wordt de deelname aan het traject bevestigd en de deelnemers bedankt voor hun inzet. Een evaluatie met directie en/of bestuur is onderdeel van de afsluiting. Als maatwerk kan een deel van de coaching voor bepaalde mensen nog doorlopen. Na circa een half jaar is er een terugkomdag om een aantal zaken weer op te frissen. Het blijkt een efficiënte aanpak met duurzaam resultaat.

Hans: “Bij De Zwerm Groep zetten we de mens centraal, zo ook bij organisatieverandering. Onze expertise op het gebied van management, coaching, teams begeleiden en talentmanagement, komt hier helemaal bij elkaar.” Koos: ”Uiteindelijk presteert elke organisatie beter als mensen goed samenwerken.”

Visie

Hans: ”Onze visie op veranderen is uit jarenlange praktijkervaring voortgekomen. Voor degenen die benieuwd zijn naar die visie en naar de principes die wij voor een succesvolle organisatieverandering als essentieel beschouwen, verwijs ik naar de seminars of onze website. Momenteel werken wij aan een e-book dat in het najaar verschijnt.”

Wenst u meer informatie:

Neem dan contact op met Hans Herlaar of  Koos van Raalte.